Was gehört zur Büroreinigung? Leistungsverzeichnis und Checkliste für Unternehmen

Neues Büro in Berlin, die Umzugskartons sind noch nicht ganz leer, und auf deiner To-do-Liste steht: „Reinigung organisieren“. Klingt nach fünf Minuten, ist es aber selten. Denn bevor du eine professionelle Büroreinigung beauftragst, solltest du wissen: Büroreinigung – was gehört dazu, was läuft täglich, was nur einmal im Monat, und was steht am Ende als Extra auf der Rechnung? In diesem Artikel bekommst du eine Checkliste Raum für Raum und eine neutrale Leistungsverzeichnis-Vorlage, die du an mehrere Reinigungsfirmen schicken kannst. So vergleichst du Angebote, die wirklich dasselbe meinen.

Wie oft sollte eine Büroreinigung durchgeführt werden und welche typischen Leistungen gehören dazu?

Die kurze Antwort: Sanitärräume und Teeküche werden in den meisten Büros täglich gereinigt, Arbeitsplätze und Böden je nach Teamgröße zwei- bis fünfmal pro Woche. Fenster, Teppiche und die Grundreinigung kommen periodisch dazu, meist monatlich bis zweimal im Jahr.

Ein fester gesetzlicher Turnus für jedes Büro existiert nicht. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV § 4 Abs. 2) verpflichtet Arbeitgeber:innen aber, Arbeitsstätten den hygienischen Erfordernissen entsprechend zu reinigen. Für Toiletten wird es konkreter: Laut Technischer Regel ASR A4.1 sind sie bei täglicher Nutzung mindestens täglich zu reinigen. Alles andere richtet sich nach Nutzung, Teamgröße und Publikumsverkehr.

Als Orientierung für ein typisches Büro:

Zu den typischen Leistungen gehören: Mülleimer leeren, freie Flächen abwischen, Böden saugen und wischen, Sanitärräume reinigen und Verbrauchsmaterial auffüllen, Teeküche säubern sowie Kontaktflächen wie Türgriffe und Lichtschalter abwischen. Was genau in deinem Büro dazugehört, legst du im Leistungsverzeichnis fest. Dazu gleich mehr.

Was beinhaltet eine Büroreinigung? Die Reinigungsarten im Überblick

Wenn Reinigungsfirmen Angebote schreiben, tauchen immer wieder dieselben Fachbegriffe auf. Wer sie kennt, versteht schneller, welche Reinigungen bei einer Büroreinigung anfallen und was im Preis steckt:

• Unterhaltsreinigung: die regelmäßige Reinigung im festen Turnus. Das ist der Kern jeder Büroreinigung.
• Sichtreinigung: nur sichtbare Verschmutzungen entfernen, etwa zwischen zwei vollen Reinigungstagen.
• Glasreinigung: Fenster, Rahmen, Glastüren und Trennwände. Wird meist separat beauftragt.
• Grundreinigung: intensive Reinigung, bei der auch Pflegefilme, Verkrustungen und tiefer Schmutz verschwinden. Üblich ein- bis zweimal im Jahr oder beim Ein- und Auszug.
• Sonderreinigung: alles, was spezielles Gerät oder Know-how braucht, zum Beispiel Teppich-Tiefenreinigung, Polster oder IT-Geräte.

Wichtig für deine Planung: Die Unterhaltsreinigung ist das Abo, alles andere sind Einzelaufträge. Viele Missverständnisse entstehen genau an dieser Grenze.

Büroräume reinigen: Checkliste Raum für Raum

Die folgende Checkliste zeigt, was bei der Reinigung von Büroräumen typischerweise in welchem Turnus passiert. Nimm sie als Startpunkt und passe sie an euren Büroalltag an.

Arbeitsplätze und Büroräume

Ein Hinweis aus der Praxis: Reinigungskräfte wischen in der Regel nur freie Flächen. Liegen Unterlagen auf dem Tisch, bleibt er unberührt – auch aus Datenschutzgründen. Eine kleine Clean-Desk-Regel im Team macht also einen großen Unterschied.

Sanitärräume

Kläre vorab, wer das Verbrauchsmaterial einkauft: die Reinigungsfirma (gegen Aufpreis) oder ihr selbst. Das ist einer der häufigsten Gründe, warum zwei Angebote nicht vergleichbar sind.

Teeküche und Pausenraum

Ja, der Kühlschrank steht wirklich bei „wöchentlich“. Spätestens wenn der Joghurt dort schon zwei Teamleads überlebt hat, weißt du warum. Legt im Team fest, ob die Reinigungskraft Lebensmittel entsorgen darf oder nur auswischt.

Empfang, Flure und Eingang

Der Empfang ist der erste Eindruck für Besucher:innen und Bewerber:innen. Hier lohnt sich ein höherer Turnus als in ruhigen Einzelbüros.

Besprechungsräume

Viele Teams putzen das Whiteboard lieber selbst, damit niemand die Strategie fürs nächste Quartal versehentlich wegwischt. Halte fest, was ihr wollt.

Was meist extra kostet: Fenster, Teppiche, Grundreinigung und Geräte

Die meisten Überraschungen auf der Rechnung kommen von Leistungen, die nicht zur laufenden Unterhaltsreinigung gehören. Typisch sind:

• Fensterreinigung: Innen- und Außenseiten, Rahmen, Glastrennwände. Außen meist zwei- bis viermal im Jahr, je nach Lage und Höhe. Mehr dazu auf unserer Seite zur Fensterreinigung.
• Teppichreinigung: Saugen gehört zur Unterhaltsreinigung, die Tiefenreinigung mit Sprühextraktion oder Shampoo nicht. Details findest du bei der Teppichreinigung.
• Grundreinigung: Böden einpflegen, Schränke innen, Lampen, Jalousien. Ideal beim Einzug und danach ein- bis zweimal pro Jahr. Siehe Grundreinigung.
• Bildschirme, Tastaturen und Telefone: Elektronik braucht spezielle Mittel und Vorsicht. Viele Firmen bieten das nur als Sonderleistung an. Infos zur [Gerätereinigung]([URL Unterseite Geräte- und IT-Reinigung]).
• Polster und Bürostühle: Flecken auf Stoffbezügen sind Sache der Sonderreinigung.
• Reinigung nach Events oder Umbau: zum Beispiel nach der Weihnachtsfeier oder wenn die Handwerker:innen fertig sind.

Diese Leistungen sind nicht schlechter oder teurer „versteckt“, sie gehören nur in eine eigene Zeile. Genau deshalb hilft ein sauberes Leistungsverzeichnis.

Die Vorlage: ein neutrales Leistungsverzeichnis für deine Angebotsanfrage

Die meisten Reinigungsfirmen beschreiben ihre eigenen Pakete. Das Ergebnis: Firma A bietet „3× pro Woche inklusive Küche“, Firma B „Basisreinigung täglich, Sanitär extra“, und du vergleichst Äpfel mit Birnen. Dreh den Spieß um und gib den Leistungsumfang selbst vor. Dann rechnen alle auf derselben Grundlage.

So ist die Vorlage aufgebaut:

1. Objektdaten

• Adresse, Etage, Zugang (Schlüssel, Transponder, Alarmanlage)
• Gesamtfläche in m² und Flächen je Raumtyp (Büro, Sanitär, Küche, Flur, Besprechung, Empfang)
• Bodenbeläge je Raum (Parkett/Dielen, Linoleum, Vinyl, Fliesen, Teppich)
• Anzahl Arbeitsplätze, Anzahl Toiletten und Waschbecken

2. Rahmenbedingungen

• Gewünschte Reinigungszeit: früh morgens, tagsüber oder nach Feierabend
• Reinigungstage pro Woche
• Verbrauchsmaterial: durch Reinigungsfirma oder durch euch
• Reinigungsmittel: Wünsche wie Ecolabel oder parfümfrei

3. Leistungen je Raumtyp mit Turnus

• Für jeden Raum die Aufgaben aus der Checkliste oben, jeweils mit „täglich“, „x-mal pro Woche“ oder „monatlich“

4. Negativliste: was ausdrücklich nicht dazugehört

• z. B. Fenster außen, Teppich-Tiefenreinigung, Geschirr spülen, Schränke innen, Pflanzen gießen

5. Optionale Leistungen mit Einzelpreis

• Fensterreinigung, Grundreinigung, Teppich, Geräte, Polster – jeweils als separate Position

6. Qualität und Kommunikation

• Feste Ansprechperson, Vertretung bei Urlaub und Krankheit
• Gemeinsame Begehung nach dem ersten Monat, danach regelmäßige Qualitätskontrollen
• Kanal für kurzfristige Wünsche und Reklamationen

[Download-Link: Leistungsverzeichnis Büroreinigung – Vorlage (DOCX/XLSX)]

Die Negativliste wirkt unscheinbar, ist aber der wichtigste Teil. Sie verhindert, dass eine Firma etwas „mitdenkt“, das die andere weglässt.

So vergleichst du Angebote fair: in fünf Schritten

1. Vorlage ausfüllen, bevor du anfragst. Flächen grob messen reicht, ein Grundriss aus dem Mietvertrag hilft.
2. Dieselbe Vorlage an drei Firmen schicken. Bitte ausdrücklich darum, auf dieser Basis anzubieten und Abweichungen zu markieren.
3. Besichtigung vereinbaren. Seriöse Anbieter:innen wollen das Büro sehen, bevor sie einen Festpreis nennen.
4. Monatspreis plus Extras nebeneinanderlegen. Achte auf Verbrauchsmaterial, Anfahrt und Zuschläge für frühe Uhrzeiten.
5. Probezeit und Kündigungsfrist prüfen. Eine kurze erste Laufzeit nimmt dir das Risiko.

Du sparst dir damit die typische Runde aus „Was genau meint ihr mit Basispaket?“-Mails. Und du hast intern ein Argument, wenn deine Geschäftsführung fragt, warum du dich für Angebot B entschieden hast.

Was in Berlin anders ist

Ein paar Punkte tauchen in Berliner Büros besonders oft auf:

• Altbau-Dielen und Parkett: Holzböden vertragen keine nassen Wischmopps. Gib den Bodenbelag im Leistungsverzeichnis an, damit die richtige Pflege eingeplant wird.
• Treppenhaus und Hof: In vielen Gewerbeobjekten reinigt die Hausverwaltung die Gemeinschaftsflächen über die Nebenkosten. Prüf deinen Mietvertrag, damit nichts doppelt bezahlt wird.
• Mülltrennung: Papier, Verpackung, Bio und Restmüll. Lege fest, ob die Reinigungskraft trennt und bis zur Tonne im Hof bringt.
• Tages- oder Abendreinigung: Bei hybriden Teams mit leeren Büros am Freitag kann eine Reinigung tagsüber oder an festen Präsenztagen günstiger und flexibler sein.

Häufige Fragen zur Büroreinigung

Was gehört zu einer Büroreinigung standardmäßig? Zur Standard-Unterhaltsreinigung gehören Mülleimer leeren, freie Flächen abwischen, Böden saugen und wischen, Sanitärräume reinigen und Verbrauchsmaterial auffüllen sowie die Teeküche säubern.

Gehört Fensterputzen zur normalen Büroreinigung? Meist nicht. Die Fensterreinigung wird in der Regel separat beauftragt, außen etwa zwei- bis viermal pro Jahr.

Wie oft müssen Toiletten im Büro gereinigt werden? Laut ASR A4.1 bei täglicher Nutzung mindestens täglich.

Wovon hängt der Preis einer Büroreinigung ab? Vor allem von Fläche, Bodenbelägen, Anzahl der Sanitärräume, Turnus und Reinigungszeit. Dazu kommen Verbrauchsmaterial und Sonderleistungen. Einen verbindlichen Festpreis nennen seriöse Firmen meist erst nach einer Besichtigung, und vergleichbar wird er nur, wenn alle auf Basis desselben Leistungsverzeichnisses rechnen.

Wer ist für die Sauberkeit im Büro verantwortlich? Der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin. Die ArbStättV verpflichtet dazu, Arbeitsstätten entsprechend den hygienischen Erfordernissen zu reinigen.

Fazit: Erst der Umfang, dann der Preis

Eine gute Büroreinigung beginnt nicht mit dem günstigsten Angebot, sondern mit einer klaren Beschreibung dessen, was du brauchst. Wenn du Räume, Aufgaben und Turnus einmal sauber festhältst, werden Angebote vergleichbar, Missverständnisse seltener und dein Team merkt den Unterschied jeden Morgen. Du willst nicht allein mit dem Zollstock durchs Büro laufen? Officeguru unterstützt dich dabei: Buche jetzt deinen kostenlosen Büroreinigungs-Check in Berlin. Wir schauen uns deine Räume gemeinsam an und du bekommst einen Leistungsumfang, mit dem du sofort Angebote einholen kannst.