Haben Sie alles, was Sie über den digitalen Arbeitsplatz wissen müssen? Die Digitalisierung des Büros bringt viele Möglichkeiten mit sich, aber wie können Sie diese sinnvoll nutzen und wie Sie Ihren Arbeitsplatz am besten strukturieren und digitalisieren? Darauf gehen wir hier ein.
Wir leben in einer Welt, die sich in rasantem Tempo digital weiterentwickelt. Die Digitalisierung unserer Gesellschaft zeigt sich in allem, was wir tun. Zuerst war es in Form von E-Mails, Textnachrichten und digitaler Post. Jetzt ist sie auch durch die Verwendung des Telefons zum Bezahlen im Supermarkt, durch die ständige Nutzung digitaler Medien, durch die Nutzung verschiedener Streaming-Dienste, durch digitale Initiativen am Arbeitsplatz und durch die Digitalisierung des Büros im Allgemeinen zu beobachten.
Wenn Sie sich entscheiden, den digitalen Arbeitsplatz zu erforschen, kann diese Digitalisierung in vielen Formen und Arten auftreten. Es gibt eine breite Palette digitaler und technologischer Initiativen, die Sie umsetzen können, um einen digitaleren Arbeitsplatz zu schaffen, aber es liegt wirklich an Ihnen als Manager oder dem Arbeitsplatz/dem Unternehmen zu entscheiden, wie digital der Arbeitsplatz sein soll. Lesen Sie weiter unten, wo wir die Vor- und Nachteile eines ausschließlich digitalen Arbeitsplatzes - eines virtuellen Arbeitsplatzes - diskutieren.
Es gibt viele Möglichkeiten, einen digitaleren Arbeitsplatz zu schaffen, und es geht vor allem darum, die am Arbeitsplatz verfügbaren Technologien und digitalen Initiativen zu nutzen und zu integrieren. Dies kann in Bezug auf die Arbeitsabläufe im Büro, den Geschäftsbetrieb, die Organisation von Sitzungen usw. geschehen.
Indem Sie beispielsweise die digitalen Initiativen und Technologien, die Ihre Mitarbeiter bereits nutzen, in eine Plattform integrieren oder neue digitale Initiativen einführen, können Sie eine flüssigere Kommunikation und oft auch einen optimaleren Arbeitsablauf schaffen, was zu mehr Effizienz, Wachstum und Innovation führt.
Tatsächlich bist du höchstwahrscheinlich schon viel weiter, als du denkst. Nutzt ihr bereits E-Mails? Finden Vertrieb und Marketing bei euch überwiegend online statt? Wenn du mit deinem Team kommunizierst, nutzt ihr dafür vielleicht ein spezielles Chat-Programm? Habt ihr Meetings digitalisiert, sodass sie online statt vor Ort stattfinden?
… Da siehst du es selbst!
Die meisten Unternehmen sind bereits auf einem sehr guten Weg, digitale und virtuelle Maßnahmen zu implementieren – und am Ende entscheidet ihr natürlich selbst, wie hoch der Digitalisierungsgrad eures Arbeitsplatzes sein soll. Fehlt dir und deinen Kollegen oder Mitarbeitenden noch die passende Inspiration, wie ihr den digitalen Wandel am besten gestaltet? Die folgenden Tipps und Ansätze können euch dabei helfen:
Digitale Programme, Plattformen oder Tools für die Zusammenarbeit, die Ihre Programme und Aufgaben an einem Ort zusammenführen - das hilft auch, unnötigen Papiermüll zu reduzieren.
Eine digitale Plattform, auf der Sie zum Beispiel Ihre Büroabläufe verwalten können. Hier können Sie auf die flexible Plattform von Officeguru zurückgreifen.
Halten Sie Besprechungen online ab, damit Sie nicht unbedingt ins Büro kommen müssen oder damit externe Gäste nicht stundenlang anreisen müssen, um an der Besprechung teilzunehmen.
Automatisierungslösungen für verschiedene Funktionen, damit Ihre Mitarbeiter ihre Zeit effizienter nutzen können und mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben haben.
Wenn Sie noch Festnetzanschlüsse haben, ist es vielleicht an der Zeit, diese durch Mobiltelefone zu ersetzen?
Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten: Wenn Ihre Mitarbeiter auf die meisten (wenn nicht alle) Programme digital zugreifen können, können Sie leichter regelmäßige Heimarbeitstage einführen - oder sogar Mitarbeiter beschäftigen, die hauptsächlich von zu Hause aus arbeiten. Lesen Sie hier mehr über die Arbeit von zu Hause aus.
Erinnern Sie sich: Veränderung ist gut:
Wenn Sie sich entscheiden, Ihr Büro zu digitalisieren, ist es wichtig, dass Sie sich auf Veränderungen einlassen. Unsere Gesellschaft verändert sich ständig - vor allem, wenn es um Technologie, Digitalisierung und Mediatisierung geht. Ständig werden neue Fortschritte gemacht, die zu Veränderungen führen. Wenn Sie diese annehmen, können Sie besser auf sie reagieren und sie nutzen.
Es gibt eine Reihe von Vor- und Nachteilen der Digitalisierung Ihres Büros im Allgemeinen. Wie bei so vielen anderen Dingen geht es darum, einen Weg zu finden, wie Sie das Beste aus Ihren digitalen Initiativen herausholen können - sowohl als Unternehmen im Allgemeinen, als auch als Manager, Mitarbeiter und Kollegen. Es ist wichtig, einen klar definierten Rahmen für die Digitalisierung des Büros festzulegen, damit alle an Bord der digitalen und technologischen Initiativen sind.
Sie bietet in vielerlei Hinsicht mehr Flexibilität; so ist es beispielsweise einfacher, miteinander zu kommunizieren, und die Mitarbeiter können leichter von zu Hause aus arbeiten, da sie auf die meisten Programme digital zugreifen können.
Die Produktivität wird höher sein, weil mehr Arbeitsabläufe automatisiert werden können und so mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt. Außerdem werden Ihre Mitarbeiter aufgrund der größeren Flexibilität produktiver und effizienter sein.
Es ist zum Beispiel einfacher für die Mitarbeiter zu arbeiten, auch wenn sie krank sind. Nach der Coronavirus-Pandemie müssen sie nicht mehr zur Arbeit erscheinen und möglicherweise mehrere Kollegen mit einer Erkältung oder Grippe anstecken. Wenn der Arbeitsplatz digitalisiert ist und man von zu Hause aus arbeiten kann, können sich die Mitarbeiter trotzdem einloggen und arbeiten, wenn sie sich nicht krank melden wollen.
Auch wenn die meisten automatisierten Lösungen großartig sind, kann es dennoch zu Qualitätseinbußen kommen. Deshalb ist es wichtig, verschiedene Programme zu testen, bevor man sie in vollem Umfang einführt. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass keine Fehler gemacht werden.
Die Digitalisierung Ihres Büros kann die Zusammenarbeit zwischen den Kollegen fördern, sie kann aber auch dazu führen, dass ihnen die soziale Interaktion oder das wichtige Sparring bei Aufgaben, die nun automatisiert sind, entzogen wird.
Wenn die Digitalisierung des Büros dazu führt, dass mehr Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, ist das schön für sie, gibt ihnen Flexibilität und erhöht wahrscheinlich die Produktivität und Effizienz. Aber es hat auch Folgen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten lassen. Zum Beispiel werden dadurch weniger soziale Kontakte am Arbeitsplatz geknüpft.
Während die Digitalisierung des Büros auf einer Reihe digitaler Initiativen, der Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, und der Digitalisierung von Abläufen und Arbeitsabläufen beruht, geht ein virtueller Arbeitsplatz noch einen Schritt weiter - alles wird digital.
Obwohl der physische Arbeitsplatz nach wie vor im Vordergrund steht, nimmt der Bedarf an einem digitalisierten und in vielen Fällen auch virtuellen Arbeitsplatz stetig zu. Unternehmen und Organisationen, die in mehreren Ländern, vielleicht sogar auf mehreren Kontinenten, tätig sind, erkennen allmählich die Vorteile eines virtuellen Arbeitsplatzes, eines vollständig digitalen Arbeitsplatzes, an dem sich die Mitarbeiter über Zeitzonen, Grenzen usw. hinweg "treffen" und kommunizieren können. Ein virtueller Arbeitsplatz eignet sich am besten, wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation viele Mitarbeiter hat, die im ganzen Land - oder auf der ganzen Welt - arbeiten. Es ist sinnvoll, einen virtuellen und digitalen Raum zu haben, in dem man zusammenarbeiten kann, auch wenn man getrennt voneinander sitzt.
Die Entscheidung für einen volldigitalen und virtuellen Arbeitsplatz bietet viele Möglichkeiten, die eine Reihe von Vorteilen mit sich bringen.
Leichtere Kommunikation und Wissensaustausch
Ihre Mitarbeiter sitzen in verschiedenen Teilen des Landes oder sogar der Welt? Dann sorgt ein virtueller Arbeitsplatz, an dem man sich problemlos einchecken, gemeinsam schreiben und in virtuellen Besprechungsräumen miteinander sprechen kann, dafür, dass trotz der räumlichen Trennung eine schnelle, einfache und kontinuierliche Kommunikation und ein Wissensaustausch möglich sind.
Flexible Arbeitszeiten und zufriedene Mitarbeiter
Da der Arbeitsplatz virtuell ist, erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern das Ein- und Auschecken während des Tages und über Zeitzonen hinweg. Das Ergebnis ist, dass Ihre Mitarbeiter zufriedener sind, da sie ihren Arbeitstag selbst gestalten können, was ihnen mehr Flexibilität verschafft - und das wird sich höchstwahrscheinlich in ihrer Arbeitseffizienz niederschlagen. Dies ist auch ein Vorteil bei der Einstellung neuer Mitarbeiter.
Ihnen geht nie der Platz aus
Mit einem virtuellen Arbeitsplatz geht Ihnen nie der Platz aus. Wenn Sie ein wachsendes Unternehmen haben, in dem Sie häufig neue Mitarbeiter einstellen, ist ein virtuelles Büro von Vorteil. Sie müssen nie neue Räumlichkeiten finden, einmal im Jahr Ihre Geschäftsadresse wechseln oder sich bei der Arbeit gegenseitig auf dem Schoß sitzen. Außerdem sparen Sie die Kosten für die Anmietung von Räumlichkeiten usw.
Natürlich gibt es, wie bei so vielen Dingen, auch bei der Einführung eines virtuellen Arbeitsplatzes Nachteile. Es ist wichtig, dass Sie als Manager die Nachteile gegen die Vorteile eines virtuellen Arbeitsplatzes abwägen.
Weniger Zusammenhalt
Wenn Sie Ihr Team virtuell arbeiten lassen, kann der Zusammenhalt am Arbeitsplatz verloren gehen. Aufgrund der flexiblen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter kann es z. B. schwierig sein, alle zu einer Besprechung zusammenzurufen, wenn plötzlich ein Problem gelöst werden muss.
Soziales ist eine Herausforderung
Es ist wichtig, dass es am Arbeitsplatz soziale Interaktion gibt, da dies zu einer effektiveren Teamarbeit beiträgt. Ein gutes soziales Umfeld zu schaffen, kann eine Herausforderung sein, wenn der Arbeitsplatz virtuell ist und die Menschen sich eher über einen Bildschirm treffen.
Was tun Sie, wenn Sicherheits- oder IT-Probleme auftreten?
Es ist riskant, den gesamten Arbeitsplatz und viele wichtige und vertrauliche Informationen aus der Ferne zu sammeln. Wenn es plötzlich zu einem Sicherheitsverstoß kommt oder Ihre Mitarbeiter IT-Probleme haben, kann es schwierig sein, diese zu beheben, wenn Sie nicht zusammensitzen. Inzwischen gibt es jedoch viele Möglichkeiten, Ihren virtuellen Arbeitsplatz gegen Angriffe von außen zu schützen.
Risiko eines Imageschadens
Wenn Ihre potenziellen Kunden herausfinden, dass Sie virtuell und aus der Ferne arbeiten, könnte dies den Eindruck erwecken, dass Sie kein "echtes" Unternehmen sind.
Quelle: The Hartford: "Die virtuelle Belegschaft: Was Sie wissen müssen"
Dann nutzen Sie die Vorteile der intelligenten und flexiblen Plattform von Officeguru. Als Büroleiter, Personalleiter, Geschäftsführer oder anderer Betriebsleiter können Sie Ihre Büroabläufe ganz einfach verwalten. Über dieselbe Plattform können Sie zum Beispiel die Mittagsverpflegung, die Gebäudereinigung und viele andere Dienstleistungen verwalten. Sehen Sie sich die Plattform hier an.