Wenn um 19 Uhr die Reinigung kommt, liegen in einer Kanzlei noch Akten auf dem Tisch, in der Steuerberatung stapeln sich Belege und in der Arztpraxis läuft im Empfang noch der Bildschirm mit dem Terminkalender. Bei der Kanzleireinigung und der Praxisreinigung geht es deshalb um mehr als saubere Böden: Wer hat einen Schlüssel, wer kennt den Alarmcode, und was passiert mit dem Papier auf dem Schreibtisch? Eine normale gewerbliche Büroreinigung deckt diese Fragen selten ab. In diesem Artikel bekommst du eine Checkliste für die Verschwiegenheitserklärung und die Schlüssel- und Alarmübergabe, die du direkt in den Reinigungsvertrag übernehmen kannst.
Die drei Begriffe tauchen in jedem Angebot auf, meinen aber unterschiedliche Ebenen:
| Begriff | Was gemeint ist | Typisch für |
|---|---|---|
| Gebäudereinigung | Oberbegriff für alle Reinigungsleistungen rund um ein Gebäude: laufende Reinigung, Glas, Fassade, Grund- und Sonderreinigung | Komplettdienstleister, größere Objekte |
| Unterhaltsreinigung | regelmäßige Reinigung im festen Turnus, z. B. Böden, Papierkörbe, Sanitär, Teeküche | Büros, Kanzleien, Steuerberatungen, Verwaltungen |
| Praxisreinigung | Unterhaltsreinigung mit höheren Hygieneanforderungen und desinfizierender Reinigung nach dem Hygieneplan der Praxis | Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen |
Für Kanzleien und Steuerberatungen reicht in der Regel eine gute Unterhaltsreinigung, ergänzt um klare Regeln für Diskretion. Arzt- und Zahnarztpraxen brauchen zusätzlich eine Reinigung, die zum eigenen Hygieneplan passt. Die Leitung der Praxis ist nach § 23 Infektionsschutzgesetz (IfSG) dafür verantwortlich, dass die nötigen Hygienemaßnahmen getroffen werden. Maßstab sind die Empfehlungen der Kommission für Krankenhaushygiene und Infektionsprävention (KRINKO) am Robert Koch-Institut. Die Reinigungsfirma setzt diesen Plan um, sie ersetzt ihn nicht.
Anwält:innen, Steuerberater:innen und Ärzt:innen unterliegen der beruflichen Schweigepflicht nach § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen). Reinigungskräfte sollen mit Mandanten- oder Patientendaten idealerweise gar nicht in Berührung kommen. Trotzdem sehen sie Räume, in denen solche Daten liegen. Deshalb ist eine schriftliche Verschwiegenheitserklärung der eingesetzten Reinigungskräfte in Kanzleien und Praxen üblich und sinnvoll. Ob und in welcher Form sie in deinem Fall rechtlich vorgeschrieben ist, klärst du am besten mit deiner Kammer oder deiner bzw. deinem Datenschutzbeauftragten.
Nach Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung) müssen Kanzleien und Praxen personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen schützen. Für die Reinigung heißt das praktisch:
In Praxen wird meist nach Sprechstundenende gereinigt, in Kanzleien abends oder früh morgens. Das schützt vor neugierigen Blicken in beide Richtungen: Mandant:innen und Patient:innen begegnen keinem Wischmopp, und die Reinigungskraft hört keine vertraulichen Gespräche. Wichtig ist dann aber, dass Schlüssel und Alarmanlage sauber geregelt sind.
Empfangstresen, Kartenterminal, Kugelschreiber, Türklinken und das Wartezimmer gehören zu den am häufigsten berührten Flächen. Bei der Reinigung von Praxisräumen werden sie nach Hygieneplan desinfizierend gereinigt, also nach Hygienevorschriften und RKI-konform, in Kanzleien reicht meist eine regelmäßige Reinigung mit höherem Turnus in der Erkältungssaison. Die Verwaltungsbereiche hinter dem Empfang, also Abrechnung, Sekretariat und Teeküche, behandelst du wie normale Büroflächen.
Ein Satz aus der Praxis: Eine Verschwiegenheitserklärung, die nur die Geschäftsführung der Reinigungsfirma unterschreibt, schützt dich wenig. Unterschreiben müssen die Menschen, die abends tatsächlich bei dir im Büro stehen.
Gerade beim Schlüssel lohnt sich der Nachweis zur Versicherung. Eine Schließanlage in einem Berliner Altbau auszutauschen, ist ein teurer Weg zu lernen, dass „wird schon versichert sein“ keine Vertragsklausel ist.
Bei Kanzleien und Steuerberatungen hängt der Preis vor allem an Fläche, Turnus und Reinigungszeit. Diskretionsregeln wie Verschwiegenheitserklärung und feste Teams kosten meist wenig extra. Einen verlässlichen Preis bekommst du erst nach einer Besichtigung, und vergleichbar wird er nur, wenn alle Anbieter dieselben Leistungen kalkulieren.
Für Kanzleien, Steuerberatungen und Praxen kommen zu den üblichen Kriterien ein paar wichtige dazu:
Eine Steuerberatung mit 250 m², Empfang, acht Büros, Archivraum und Teeküche stellt ihre Kanzleireinigung neu auf. Vereinbart wird:
| Regelung | Umsetzung |
|---|---|
| Reinigungszeit | Montag bis Freitag ab 18:30 Uhr, nach Büroschluss |
| Team | zwei feste Reinigungskräfte, eine benannte Vertretung |
| Verschwiegenheit | persönliche Erklärung aller drei Personen vor dem ersten Einsatz |
| Schlüssel und Alarm | zwei nummerierte Transponder, drei persönliche Alarmcodes, Übergabeprotokoll |
| Tabuzonen | Archiv und Serverraum bleiben verschlossen und werden einmal im Monat in Anwesenheit gereinigt |
| Papier | Datenschutztonne wird vom Aktenvernichtungsdienst geleert, nicht von der Reinigung |
| Hygiene | Empfang, Türklinken und Kartenterminal täglich, in der Erkältungssaison mit desinfizierender Reinigung |
Nach vier Wochen gibt es eine gemeinsame Begehung. Seitdem weiß jede:r im Team, was abends angefasst wird und was nicht.
Ob Kanzlei, Steuerberatung oder Praxis: Die Reinigung ist bei dir im Haus, wenn sonst niemand mehr da ist. Wenn Verschwiegenheit, Schlüssel, Alarm und Hygieneplan schriftlich geregelt sind, kannst du abends abschließen, ohne nachzudenken. Du möchtest das für deine Kanzlei oder Praxis einmal sauber aufsetzen? Officeguru unterstützt dich dabei: Buche jetzt deinen kostenlosen Büroreinigungs-Check in Berlin. Wir gehen deine Räume gemeinsam durch und klären, welche Regeln für Diskretion und Hygiene in dein Leistungsverzeichnis gehören.