Es kann schwierig sein, sich Zeit für die Personalabteilung zu nehmen, wenn Sie gleichzeitig die neue Reinigungsfirma einweisen, Getränke für den Kühlschrank bestellen und einen Techniker anrufen müssen, der die Kaffeemaschine repariert, nicht wahr?
Sowohl in kleinen als auch in mittelgroßen Unternehmen werden Personalverantwortliche oft mit mehr Verwaltungsaufgaben betraut. Es kann sein, dass Sie sich als Bürokrake wiederfinden, die plötzlich für die kleinsten Dinge zuständig ist, wie z. B. einen Klempner zu rufen, Bier für die After-Work-Party zu bestellen oder das Büro zu dekorieren, obwohl dies Aufgaben sind, die eigentlich einem Hausverwalter oder Büroleiter obliegen sollten. Dies ist sicherlich ein Trend, den wir bei unserer Arbeit als Betreiber einer Büromanagement-Plattform und im täglichen Kontakt mit unseren Kunden beobachten.
Wenn Sie diesen Artikel lesen, kennen Sie wahrscheinlich die typischen Aufgaben eines HR-Mitarbeiters. Vielleicht sind Sie sogar selbst in der Personalabteilung tätig und kennen einige der oben genannten Aufgaben. Aber warum ist dies der Fall? Und warum überschneiden sich die beiden Positionen?
Aus dem einfachen Grund, dass es Ihre Aufgabe ist, dafür zu sorgen, dass die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter erfüllt werden. Und dazu gehören auch die ganz alltäglichen Dinge. Denken Sie daran, dass Sie nicht unbedingt dafür verantwortlich sind, die Aufgabe zu erledigen, aber Sie sind dafür verantwortlich, dass sie erledigt wird. Mit anderen Worten: Sie können Ihre Aufgaben an einen Pagen, eine Empfangsdame oder eine Büroassistentin delegieren.
In unserem großen Bericht über"Das Rezept für den hybriden Arbeitsplatz" haben wir uns mit Diana Køhler, Head of HR & Executive Assistant bei Obsidian Digital, unterhalten, die uns erklärt hat, wie sie ein Büro in Kopenhagen von ihrem Heimbüro in Jütland aus leitet. Und Diana hat dafür gesorgt, dass sie nicht die Möbel für die Freitagsbar umstellt oder Blumen auf den Schreibtisch des Geburtstagskindes stellt. Sie tut dies natürlich, weil sie nicht im Büro ist, aber auch, weil sie die Aufgaben, für die sie zuständig ist, und die Aufgaben, die ihre beiden Büroassistentinnen zu erledigen haben, klar aufgeteilt hat.
Spielen wir mit dem Gedanken, dass Sie als HR-Mitarbeiter auch nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind. Welche Aufgaben würden Sie übernehmen können? Und welche Aufgaben müssten Sie delegieren? Wenn Sie das herausfinden, fällt es Ihnen nicht nur leichter, Aufgaben zu delegieren, sondern auch zu planen, an welchen Tagen Sie von zu Hause aus arbeiten können und an welchen Tagen Sie im Home Office bleiben können. Und das ist in der heutigen Zeit leider sehr wichtig.
Diana und andere, die sich in der gleichen Situation befinden, haben mit der folgenden einfachen Übung großen Erfolg gehabt.
Nehmen Sie sich 5 Minuten Zeit. um all die kleinen Aufgaben aufzulisten, die Sie erledigt haben, die nicht zur Personalabteilung gehören und - mit etwas Training - von jemand anderem erledigt werden können.
Schreiben Sie neben jede Aufgabe, wie oft sie erledigt werden muss und wie lange sie dauert.
Delegiere die Aufgabe entweder intern an eine Teamassistenz – so wie Diana es macht – oder finde einen zuverlässigen Servicepartner, der die volle Verantwortung für diesen Bereich übernimmt.
Wenn Sie Anregungen brauchen, welche Bereiche oder Aufgaben delegiert werden können, schreiben Sie unserem Customer Success Team im Chat. Da bekommen Sie ganz unverbindlich Hilfe!