Ein Firmenwagen ist, ganz einfach gesagt, ein Auto, das ein Unternehmen seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellen kann, wenn deren Arbeitsaufgaben viele Stunden auf Autobahnen und Landstraßen - oder für die Unglücklichen: im Stadtzentrum während der Hauptverkehrszeit - erfordern. Das bedeutet auch, dass der Arbeitnehmer sein privates Auto für Arbeitszwecke nutzen kann und nicht denselben Regeln unterliegt, die für Firmenwagen gelten - was nicht heißen soll, dass es keine Regeln gibt, wenn der Arbeitnehmer sein privates Auto als Firmenwagen nutzt. Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie und Ihre Mitarbeiter wissen müssen, bevor Sie sich entscheiden, einen Firmenwagen als Teil der Sozialleistungen Ihres Unternehmens anzubieten oder bevor Sie Ihren Mitarbeitern anbieten, ihr privates Auto als Firmenwagen zu nutzen.
Zunächst muss geklärt werden, um welche Art von Auto es sich handelt, und ob Sie Ihren Mitarbeitern einen Firmenwagen oder ein "kostenloses Auto" anbieten wollen. Müssen Sie oder Ihre Mitarbeiter viel im Königreich Dänemark unterwegs sein, oder haben Sie einen langen Arbeitsweg? Dann können Sie als Unternehmen verschiedene Lösungen anbieten, um die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter bestmöglich zu erfüllen. Zum einen können Sie ihnen einen Firmenwagen zur Verfügung stellen, der nur für berufliche Zwecke genutzt werden darf und soll. Das bedeutet, dass der Firmenwagen am Ende des Tages wieder an das Unternehmen zurückgegeben werden muss - er kann nicht benutzt werden, um einen Liter Milch aus dem örtlichen Lebensmittelgeschäft zu holen.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern den Firmenwagen jedoch zur privaten Nutzung überlassen wollen, wird dies als "kostenloser Wagen" bezeichnet. Der Arbeitnehmer muss dies versteuern. Der Wert des "Gratiswagens" muss im Zusammenhang mit der Berechnung des Gehalts des Arbeitnehmers an SKAT gemeldet werden. Lesen Sie mehr unterSKAT.dk.
Ein Fahrtenbuch dient dazu, die Anzahl der Kilometer zu dokumentieren, die Sie mit Ihrem privaten Auto zu beruflichen Zwecken gefahren sind. Man kann es auch als Fahrbericht oder Kilometerbuch bezeichnen, und SKAT hat eine Reihe von Anforderungen an diejenigen, die ein Fahrtenbuch verwenden. Dazu kommen wir später. Zunächst einmal müssen wir den Unterschied zwischen Kilometergeld und Kilometerabzug verstehen.
Kilometergeld ist ein finanzieller Vorteil, den Ihr Arbeitgeber Ihnen steuerfrei zahlen kann, wenn Sie Ihr privates Auto für berufliche Zwecke nutzen. Dieses Kilometergeld wird mit Ihrem Gehalt überwiesen. Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, in dem Ihre Mitarbeiter täglich zu Kundenterminen hin- und herfahren, können sie bei Ihnen als Arbeitgeber eine Erstattung beantragen. Dabei handelt es sich in erster Linie um Benzinkosten, aber in einigen Fällen können auch Versicherung, Kfz-Steuer usw. erstattet werden.
Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führt, damit Sie genau sehen können, wie weit er gefahren ist und was es gekostet hat.
Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um eine Kilometererstattung zu erhalten:
Der Arbeitnehmer muss bei einem Unternehmen beschäftigt sein, bei dem es möglich ist, Gehalt und Kilometergeld zusammen zu erhalten
Es muss sich um ein A-Einkommen und nicht um ein B-Einkommen handeln, da der Arbeitnehmer dann keinen Anspruch auf Kilometergeld hat.
Das Kilometergeld muss die tatsächliche Anzahl der für berufliche Zwecke gefahrenen Kilometer widerspiegeln.
Dies muss in Ihrem Fahrtenbuch aufgezeichnet werden.
Was sollte ein Fahrtenbuch enthalten?
Vollständiger Name des Arbeitnehmers
Die Adresse des Mitarbeiters
Die CPR- oder Arbeitsnummer des Mitarbeiters
Start- und Zielort
Anzahl der Kilometer
Datum der Fahrt
Berechnung der Fahrleistung des Mitarbeiters
Der Tarif, den der Angestellte benutzt hat
Der Zweck der Fahrt
Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, die Richtigkeit der oben genannten Angaben zu überprüfen. Andernfalls kann dies zu einer Steuerstrafe für den Arbeitnehmer und für Sie als Arbeitgeber führen. Sie genehmigen das Fahrtenbuch des Fahrers, indem Sie es unterschreiben oder abstempeln, sofern klar ist, dass Sie das Fahrtenbuch durchgelesen haben.
DieKilometerabzüge hingegen sind gesetzlich vorgeschrieben, da Ihre Mitarbeiter Anspruch auf Erstattung haben, wenn sie mehr als 24 Kilometer zur Arbeit und zurück fahren - sowohl mit dem eigenen Auto als auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Sie können die Kosten nur für die Tage geltend machen, an denen Sie tatsächlich zur Arbeit und zurück fahren, nicht aber für Hausarbeitstage, Fortbildungstage, Krankheitstage, während des Urlaubs usw. Die Übersicht über die insgesamt für Fahrten aufgewendeten Tage muss vom Arbeitnehmer selbst in seiner Vorschussabrechnung vorgelegt werden. Mehr über die Vorabbescheinigung für den Kilometerabzug können Siehier lesen.
Grundsätzlich spielt es keine Rolle, ob das Fahrtenbuch des Arbeitnehmers manuell oder elektronisch geführt wird - beides ist gleich gut. Es muss nur zuverlässig, konsistent und täglich ausgefüllt sein und auch die richtigen Berechnungen enthalten. Wichtig ist, dass das Fahrtenbuch die oben genannten Anforderungen erfüllt, um von SKAT anerkannt zu werden.