Die Checkliste: So machen Sie den Büroalltag für Ihre Mitarbeitenden attraktiv

Ausgehend von den Herausforderungen des Heimbüros finden Sie hier eine Checkliste für die Schaffung eines physischen Arbeitsplatzes, den die Mitarbeiter lieben.

In unserem Artikel"Wird das Büro dem Home Office nicht gerecht?" haben wir den Grundstein dafür gelegt, das Büro als eine ganzheitliche Erfahrung zu betrachten, die großartige Ergebnisse ermöglicht und zur Arbeitszufriedenheit beiträgt - insbesondere angesichts der Tatsache, dass das Büro einen "Konkurrenten" hat: das Home Office.

Die Checkliste für die Schaffung eines großartigen Arbeitsplatzes

Die erfolgreichsten Unternehmen schaffen es, die potenziellen negativen Folgen der Heimarbeit zu thematisieren und zu bewältigen. Ganz einfach deshalb, weil der offene Dialog den Mitarbeitern hilft, gute Vorschläge zu machen, wie man das Büroerlebnis und das Home Office verbessern kann.

• Das Gehirn weiß nicht, ob es arbeiten oder eine Auszeit nehmen soll. Das menschliche Gehirn assoziiert Tätigkeiten mit dem Ort, an dem sie ausgeführt werden. Wenn man von der Couch aus arbeitet, kann sich das Gehirn auf dem Sofa nur schwer entspannen, da es im Arbeitsmodus bleibt. Das ist einer der Gründe, warum man am besten nicht vom Bett aus arbeiten sollte, und das gilt auch, wenn man E-Mails auf dem Handy hat.

• Der Mangel an Abwechslung im Alltag wird oft als einer der Nachteile des Home Office genannt. Die Karikatur des Arbeitnehmers steht morgens auf, geht zehn Schritte ins "Büro" und am Ende des Tages wieder zehn Schritte zum Sofa. Zu Hause gibt es nicht die Zufälligkeit und Dynamik des Büros. Daher sieht ein Tag aus wie der andere.

• Essen vor dem Computer ist die neue Mittagspause. Das ist ein großes Problem, da das Gehirn nicht die dringend benötigte Pause bekommt, die es braucht, um bei der Arbeit optimal zu funktionieren. Außerdem ist das Mittagessen eine der Aktivitäten im Büro, die dazu beitragen, Beziehungen zu knüpfen und aufzubauen. Sich auszutauschen ist wichtig, um den Zusammenhalt zu fördern, und eine gesunde und abwechslungsreiche Ernährung in der Bürokantine oder beim Mittagstisch ist oft gesünder als schnelle Gerichte zu Hause oder unterwegs.

• Im Home Office fehlt es an Sozialleistungen. Einige Unternehmen sind gut darin, ihren Mitarbeitern Vergünstigungen zu bieten, die sie mit nach Hause nehmen können. Allerdings sind dies oft nur Unternehmen, die der Arbeit von zu Hause aus Priorität einräumen. Und das ist noch weit entfernt von dem Service, den ein Weltklasse-Büro seinen Mitarbeitern bieten kann. Wo ist zum Beispiel der gute Kaffee, die immer wechselnden Snacks, der Kuchen der Woche, der Fitnessraum, die Masseurin am Dienstag oder die Tischtennisplatte (und derjenige, mit dem man spielt), wenn man von zu Hause aus arbeitet?

• Esist schwer, im Home Office etwas zu feiern. Egal, ob ein erfolgreiches Projekt, ein Verkauf oder eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit zu feiern ist, es ist schwer, über Zoom oder Teams eine gute Atmosphäre zu schaffen. Die Gemeinschaftsräume im Büro und eine Bierkiste, auf der man stehen kann, sind einfach besser geeignet, um einen Teamgeist zu schaffen.

• Die soziale Dimension des Heimarbeitsplatzes hinkt hinterher. Wir sind soziale Wesen und brauchen Anschluss und Bestätigung. Trotz der Fülle digitaler Meetings kann sich die soziale Dimension des Heimarbeitsplatzes immer noch einsam anfühlen. Dem Gehirn fehlt es einfach an den sozialen Reizen, die ein kühles Büro bietet.

• Für viele bietet die Arbeit von zu Hause aus längere effektive Arbeitszeiten als die Tage im Büro. Allerdings ist die Teamdynamik auf die Möglichkeiten der digitalen Werkzeuge beschränkt. Auf lange Sicht ist es also nicht optimal, zu Hause zu sitzen. Aber wenn die Aufgaben volle Konzentration erfordern, kann es ab und zu gut sein.

• Keine Ablenkungen ist oft ein Argument für die Arbeit von zu Hause aus, aber nicht jeder stimmt diesem Argument zu. Es kann durchaus sein, dass niemand von Zeit zu Zeit mit Fragen auf der Website vorbeischaut. Aber manchmal ist es schön, wenn man ein wenig gestört wird. Außerdem ist es unwahrscheinlich, dass man gestört wird, egal wo man sitzt, denn es kommen nur Teams oder Slack-Nachrichten. Und in Familien mit Kindern kommen die Kinder auch von der Schule nach Hause usw.

• Ein Alltag ohne zufällige Begegnungen beim Kaffee oder Plaudereien am Mittagstisch schadet dem abteilungsübergreifendenNetzwerk. Wenn alle Meetings digital sind und über einen Kalender gesteuert werden, ist es positiv, dass alles zielgerichtet ist. Auf der anderen Seite verlieren die Mitarbeiter einen Teil der Kommunikation zwischen den Sitzungen. Es ist meist der Smalltalk an der Kaffeemaschine, bei dem man die Leute wirklich kennenlernt.

• Der Heimarbeitsplatz ist oft nicht optimal. Das liegt nicht unbedingt daran, dass der Arbeitnehmer keinen höhenverstellbaren Schreibtisch hat, sondern daran, dass er sein Heimbüro nicht immer nutzt. Die Küche, das Bett und das Sofa sind verlockend, und leider gewinnen sie öfter, als man denkt.

• Mangel an Pausen oder frischer Luft. Studien zeigen, dass sich das Home Office leider eher negativ auf die Fähigkeit auswirkt, notwendige Pausen einzulegen und frische Luft zu schnappen.

• Das Homeoffice ist in der Regel recht gemütlich, aber die Kehrseite kann sein, dass die Aufgaben zu Hause einen während der Arbeit "anstarren" - und das ist entweder bewusst oder unbewusst stressig.

Wenn man die Mitarbeiter darüber aufklärt, wie wichtig es ist, einen eigenen Arbeitsplatz zu haben, der frei von Stressfaktoren wie dem Wäschekorb oder den Staubhäschen auf dem Boden ist, wird den Mitarbeitern auch bewusst, an was sie bei der Arbeit im Büro alles nicht denken müssen.

Mit Blick auf die negativen Aspekte des Heimbüros haben die besten Unternehmen die folgenden Anstrengungen unternommen, um das Büro mit dem Heimbüro konkurrenzfähig zu machen.

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Attraktive Initiativen

• Erstellen Sie ein Ziel und eine Strategie für das Büro sowie eine Richtlinie und einen Leitfaden für die Arbeit von zu Hause aus (Inspiration finden Sie bei Zapier). Teilen Sie diese mit den Mitarbeitern und betonen Sie das "Warum" hinter der Richtlinie. Sagen Sie offen, warum und wann die Anwesenheit im Büro bevorzugt wird. Stellen Sie dar, wie sich die Anwesenheit auf die Gemeinschaft auswirkt und es neuen Mitarbeitern erleichtert, Beziehungen aufzubauen.

• Kostenloses Mittagessen. Jeder, der sich aktiv für das heutige Mittagessen angemeldet hat, bekommt es kostenlos. Diejenigen, die vergessen haben, sich anzumelden, bekommen trotzdem ein Mittagessen, nur nicht kostenlos. Achten Sie darauf, dass Sie ein flexibles Mittagessensprogramm mit einer digitalen App für Ab- und Anmeldungen wählen.

• Bieten Sie die Möglichkeit an, das Essen zu einem günstigen Preis mit nach Hause zu nehmen. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sparen Sie Zeit für den Transport, so dass das Büro Zeit für das Einkaufen und Kochen sparen kann.

• Führen Sie Besprechungsboxen ein. Ein Vorteil des Home Office ist Ruhe und Konzentration. Dies lässt sich auch im Büro schaffen, indem man viele Orte wie Besprechungs- oder Telefonzellen einrichtet. Besprechungsboxen oder Telefonkabinen, in denen man in Ruhe arbeiten kann.

• Verteilen Sie Headsets mit Geräuschunterdrückung an alle, die sagen, dass sie mehr als zweimal pro Woche ins Büro kommen, und führen Sie eine "Headset = nicht stören"-Regel ein.

• Machen Sie aus Ihren Feiern eine große Sache. Beauftragen Sie eine Event-Agentur mit der Organisation der monatlichen Freitagsbar oder der nächsten Produkteinführung. Das ist billiger als Sie denken, und die Wirkung auf die Mitarbeiterzufriedenheit wird oft unterschätzt.

Ausgezeichnete Leistungen

• Setzen Sie den Input Ihrer Mitarbeitenden konsequent um. Führen Sie einen „Service Desk“ für Wünsche und Anliegen rund um das Büro ein. Kommunizieren Sie jedes Mal aktiv, wenn etwas repariert oder verbessert wurde. Verzichten Sie dabei auf E-Mails – diese lassen sich weder vernünftig auswerten noch gemeinsam bearbeiten. Nutzen Sie stattdessen Tools wie Trello oder eine spezialisierte Office-Management-Plattform.

• Sorgen Sie dafür, dass es einen Grund gibt, vom Schreibtisch aufzustehen, um Gelegenheiten für informellen Austausch zu schaffen. Führen Sie ein Obst-, Snack- oder Getränkeangebot ein. Es mag banal klingen, aber der kurze Weg vom Schreibtisch zum Obstkorb oder zu gesunden Snacks ist eine wertvolle Pause, die zudem die Gesundheit fördert.

• Schaffen Sie Gemeinschaftsbereiche, die zu kurzen Pausen oder informellen Besprechungen einladen. Ein gutes Beispiel hierfür sind zwei „Besprechungssofas“ mit hoher Rückenlehne in der Nähe der Kaffeemaschine, ergänzt durch eine Auswahl an gesunden Snacks.

• Werten Sie das Büro mit einem professionellen Pflanzenservice auf. Das verbessert das Raumklima enorm, sorgt für eine ruhige Atmosphäre und wirkt nachweislich stressreduzierend. 

Grundlegende Bemühungen

• Sorgen Sie dafür, dass das Büro sauber ist und die Reinigung dem tatsächlichen Bedarf entspricht. Holen Sie sich gegebenenfalls eine Zweitmeinung zu Ihrem Reinigungsplan von Officeguru ein.

• Nulltoleranz für optische Störfaktoren. Tafeln, die nicht aufgehängt sind, und andere Kleinigkeiten, die defekt sind, müssen beseitigt werden. Erstellen Sie eine To-do-Liste und beauftragen Sie einen Handwerker.

• Gehen Sie niemals Kompromisse beim Raumklima ein. Beauftragen Sie einen Raumklima-Check und hängen Sie das Ergebnis im Büro aus, damit alle sehen, dass diesem Thema Aufmerksamkeit geschenkt wird.

• Entfernen Sie Kabel unter den Tischen. Sie werden überrascht sein, wie viel ordentlicher es aussieht, wenn die Kabel direkt unter der Tischplatte verstaut werden.

• Lassen Sie die Arbeitsstationen mit festen Halterungen fixieren. Ja, ich persönlich habe in diesem Bereich einen kleinen Hang zur Perfektion, aber es wirkt ungemein einladend, wenn die Tische nicht kreuz und quer im Raum stehen.