Verbringst du mehr als drei Stunden pro Woche mit praktischen Aufgaben?

Wahrscheinlich kennen Sie das Gefühl. Oftmals nehmen die kleinen praktischen Aufgaben viel Zeit in Anspruch und lenken Sie von Ihren wichtigsten HR-Aufgaben und größeren Projekten ab. Aber zum Glück muss das nicht so sein! Wenn Sie mehr als 3 Stunden pro Woche für praktische Büroarbeiten aufwenden, haben wir einige Lösungen für Sie zusammengestellt.

Büroabläufe können digitalisiert werden

In einem früheren Artikel mit dem Titel "Führen Sie Ihr Büro immer noch per E-Mail?", den Sie  hier nachlesen können, haben wir beschrieben, wie es sinnvoll sein kann, digitale Hilfsmittel für Ihren Arbeitsplatz zu finden. Wir sprachen über digitale Whiteboards und Projektmanagement-Tools, die Ihnen das Leben leichter machen können. Auch für die Aufgaben der Personalabteilung gibt es großartige digitale Tools, die Sie wahrscheinlich schon kennen. Aber auch für die kombinierte Rolle als HR-Mitarbeiter und Büroleiter gibt es großartige Lösungen, die Ihnen helfen können.

Oft sind es die kleinen praktischen Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen und den Fokus von Ihren wichtigsten HR-Aufgaben und größeren Projekten ablenken. Die Leute, mit denen Sie Kontakt aufnehmen müssen, z. B. von der Gebäude- oder Reinigungsfirma, melden sich nicht. Vielleicht hat das Büro vor sechs Monaten etwas repariert, das jetzt wieder kaputt ist. Sie können die letzte E-Mail nicht finden, weil sie im Postfach eines Kollegen liegt, und Sie können sich nicht mehr genau erinnern, welcher Lieferant das letzte Mal geholfen hat.

Die Rolle des Büroleiters ist oft einsam, und manchmal vermissen Sie einen Ort, an dem Sie sich für diese Rolle inspirieren lassen können. Vielleicht müssen Sie auch den Überblick behalten und mehrere Rechnungen für verschiedene Dienstleistungen genehmigen. Vielleicht würden Sie gerne eine bessere Alternative zu Ihrem Mittagessensplan finden, aber als kleines Unternehmen ist es wahrscheinlich schwierig, eine gute Alternative zu einem wettbewerbsfähigen Preis zu finden.

Dies sind häufige Probleme, für die es eine recht unkomplizierte Lösung gibt

Sobald Sie mehr als 3 Stunden pro Woche mit der praktischen Arbeit im Büro verbringen, sollten Sie sich nach einer Office-Management-Plattform umsehen. Eine solche Plattform bündelt Kommunikation, Rechnungen und Verträge mit Bürolieferanten an einem Ort und macht es einfach, Büroaufgaben entweder an einen Pagen, eine Büroleiterin oder einen externen Lieferanten zu delegieren.

Hören Sie, was Diana Køhler, Head of HR & Executive Assistant bei Obsidian Digital, in unserem großen Bericht über die Auswirkungen der Heimarbeit auf das Büro zu sagen hatte.

Diana Køhler delegiert einen großen Teil der praktischen Aufgaben bei der Nutzung von Abonnements an spezialisierte Lieferanten, z. B.. Mittagessen, Reinigung, Weihnachts- und Jubiläumsgeschenke usw. und verwaltet die Beziehungen und die Kommunikation mit all diesen Lieferanten in ihrer Office Management Platform von Officeguru.

"Officeguru hilft mir sehr, denn ich weiß, dass es einfach funktioniert, weil wir einige Abonnementverträge haben, die einfach jede Woche kommen.

Den größten Nutzen sieht Diana jedoch in der Tatsache, dass die Kommunikation und die Historie früherer Aufträge in der Plattform verfügbar sind.

"Zweitens, und das ist vielleicht am wichtigsten, habe ich alles an einem Ort. Das heißt, wenn ich etwas brauche oder Angebote einholen möchte, muss ich mich nicht mit 7 verschiedenen Logins herumschlagen oder mit 7 verschiedenen Personen sprechen, sondern ich logge mich einfach bei Officeguru ein."

Mit einer Office Management Plattform können Sie Zeit für die für Sie wichtigsten HR-Aufgaben freimachen.

• Vermeiden Sie die zeitaufwendige Suche nach früheren Leistungen oder erbrachten Dienstleistungen

• Delegieren Sie die Verwaltung praktischer Aufgaben ganz einfach an z.B. einen Pagen oder einen externen Lieferanten

• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter sich für die Mittagspause an- und abmelden, um Geld für das Mittagessen zu sparen und Lebensmittelverschwendung zu vermeiden.

• Vermeiden Sie unnötige Zeit für die Suche nach der neuesten Vertragsgrundlage

• Warten Sie nie länger als 4 Stunden auf eine Antwort von einem Lieferanten und sparen Sie Zeit bei der täglichen Koordination

• Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Finanzen mit einer einzigen monatlichen Rechnung

• Schreiben Sie Dienstleistungen aus, wenn sich Ihr Bedarf ändert oder Sie den Preis des aktuellen Anbieters auf Herz und Nieren prüfen wollen.

Die Digitalisierung Ihres Büros kostet    0 Euro

Eine Office Management Plattform kostet zwischen 0 und 150€ pro Monat. Die meisten Nutzer von Officeguru zahlen 0 € pro Monat - genau wie Diana und Obsidian.

Lesen und sehen Sie hier mehr darüber, wie Officeguru's Office Management Platform die Herausforderungen des Büromanagements mit vollständiger Kontrolle löst.