Kleine Details, große Wirkung: Office Management bei GreenMobility

Ein effektives Büromanagement ist der Grundstein für ein gut funktionierendes und attraktives Büroumfeld bei GreenMobility. In diesem Blog-Beitrag gehen wir darauf ein, wie kleine Details einen großen Einfluss auf den täglichen Betrieb und das Wohlbefinden im Büro haben können. Grundlage dafür ist ein Interview mit Emrije von GreenMobility, in dem sie ihre Erfahrungen und Perspektiven mit uns teilt.

Die Rolle des Büroleiters

Eines der ersten Dinge, die während des Interviews hervorgehoben wurden, war, dass Emrije eine zentrale Drehscheibe ist: "Meine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass alles funktioniert".

Die Perspektive von GreenMobility ist klar: Der Office Manager ist oft die erste Person, an die sich die Leute wenden, wenn sie etwas im Büro brauchen. Es geht also sowohl um praktische Dinge,       z.B. wenn etwas nicht funktioniert, als auch darum, wenn etwas Soziales einen Koordinator braucht. Wie Emrije sagte:"Ich bin so etwas wie die Drehscheibe, an die sich die Leute wenden."

Die kleinen Details sind "eines der wichtigsten Dinge".

Emrije ist mit einer Vielzahl von unvorhersehbaren Aufgaben konfrontiert. Von der Lösung von Problemen wie der nicht funktionierenden Kaffeemaschine über das Umstellen von Möbeln bis hin zur Bestellung von Nachschub für die Freitagsbar ist es die Büroleiterin, die dafür sorgt, dass das Büro reibungslos funktioniert. Im Interview sagte sie: "Ich helfe aus, damit meine Kollegen sich auf ihre Arbeit konzentrieren können... Aufgaben werden auf meinen Schreibtisch gelegt, und ich fahre gerne zu IKEA oder an andere Orte - mein Chef oder andere müssen ihre Zeit nicht damit verbringen..."

Ein wichtiger Punkt, der sich herauskristallisiert hat, ist die Bedeutung von kleinen Details. GreenMobility hat gelernt, dass es die kleinen Dinge sind, die den größten Unterschied im Büromanagement ausmachen können. Das kann alles sein, vom Einschalten des Lichts bis zur Sicherstellung, dass das Mittagessen immer vorzeigbar ist. Wie Emrije sagte: " Wenn ich etwas sehe, das nicht optimal ist, bringe ich es in Ordnung".

Das Mittagessen, der große Stimmungsaufheller

"Das Essen ist der Mittelpunkt"

Ein Schwerpunkt für Emrije ist das Mittagessen selbst, da es einen großen Anteil an der Stimmung im Büro hat. Es ist eine Sache, beim Mittagessen Energie zu tanken, aber eine andere ist die Freude an gutem Essen und Gemeinschaft. Emrije hat im Laufe der Zeit gelernt, dass, wenn das Mittagessen nicht funktioniert, dies direkte Auswirkungen auf die Dynamik im Büro hat.

"Wenn das Mittagessen nicht optimal ist oder nicht den Erwartungen entspricht, sinkt die Stimmung. Das ist sehr deutlich und hat mich überrascht."

Deshalb werden täglich Rückmeldungen gesammelt, die durch die Bewertung des Essens des Tages über die Officeguru-App und durch direkte Rückmeldungen an die Küche über die Officeguru-Chat-App weitergegeben werden. Auch der regelmäßige Wechsel von Küchenlieferanten gehört zur Routine und wird durch den Officeguru-Marktplatz erleichtert.

Digitalisierung und Technik

"Wenn ich im Urlaub bin, kann mein Chef leicht sehen, wer und was"

Ein entscheidender Faktor für effizientes Büromanagement ist der Einsatz von Technologie. GreenMobility hat Officeguru implementiert, um die Prozesse zu optimieren. So lassen sich Aufgaben leichter koordinieren und nichts wird übersehen. Emrije sagt: " Wir haben alles in Officeguru. Es ist so einfach, sowohl für mich als auch für meinen Chef den Überblick zu behalten - ich brauche mein Outlook kaum noch offen zu haben."

Wohlbefinden und Arbeitsumgebung

"Die grüne Umgebung schafft ein ruhiges Arbeitsumfeld"

Ein positives Arbeitsumfeld ist entscheidend für das Wohlbefinden und die Produktivität. GreenMobility hat festgestellt, dass die grüne Umgebung einen positiven Einfluss auf die Atmosphäre im Büro hat. Das Büro ist wirklich gemütlich und es ist klar, dass die Büroumgebung die Marke GreenMobility widerspiegelt. Es gibt Pflanzenwände, viele Pflanzen, grün und weiß an den Wänden, sowie viele Bilder des Produkts; die weißen Autos, die wir alle so gut kennen. Dies kann als Inspiration für jeden dienen, der eine inspirierende Arbeitsumgebung schaffen möchte.

Die Wahl der Lieferanten

"Es ist wichtig, das richtige Gleichgewicht zwischen Preis und Qualität zu finden."

Wenn es um externe Dienstleistungen und die Auswahl von Lieferanten geht, ist sich GreenMobility bewusst, wie wichtig es ist, das richtige Gleichgewicht zwischen Preis und Qualität zu finden. Es geht darum, Lieferanten auszuwählen, die die gewünschte Dienstleistung zu einem erschwinglichen Preis erbringen können. Bei einigen Dienstleistungen steht der Preis im Vordergrund, wie z. B. bei der Reinigung, wo der Anbieter mit dem niedrigsten Preis unter den drei Angeboten auf dem Officeguru-Marktplatz ausgewählt wurde. Da alle Anbieter auf der Officeguru-Plattform von Officeguru qualitätsgeprüft sind, vertraute Emrije darauf, dass alle Anbieter in der Lage sind, der gewünschten Qualität gerecht zu werden - was der günstigste und aktuelle Anbieter auch tut.

Bei der Auswahl der neuen Mittagsküche war der Preis weniger wichtig. Stattdessen wurden die Küchenmenüs unter die Lupe genommen und Emrijes Customer Success Manager von Officeguru zu Rate gezogen. Obwohl die neue Küche etwas teurer ist, wiegt die Freude der Kollegen am Mittagstisch die Mehrkosten definitiv auf.

Fazit

Effektives Büromanagement bedeutet, mit vielen kleinen und großen Aufgaben und Details zu jonglieren. Wie wir in diesem Interview mit GreenMobility gesehen haben, können die kleinen Details große Auswirkungen auf die Büroleistung und das Wohlbefinden der Mitarbeiter haben. Es ist eine Erinnerung daran, dass die Liebe zum Detail einen großen Unterschied ausmachen kann. Darüber hinaus muss das Mittagessen organisiert werden. Denn wenn man sein Mittagessen nicht unter Kontrolle hat, ist in der Salmon Street die Hölle los.