Kosteneffizientes und verantwortungsbewusstes Office Management: Ein Interview mit Birgit von DIGNITY

In einer Zeit, in der verantwortungsbewusstes Ressourcenmanagement und kostenbewusste Führung mehr denn je im Fokus stehen, ist es spannend zu sehen, wie Organisationen wie DIGNITY – das Dänische Institut gegen Folter – ihren Bürobetrieb gestalten. Wir hatten das Vergnügen, ein Interview mit Birgit Christiansen, Facility Managerin bei DIGNITY, zu führen. Sie gab uns wertvolle Einblicke in ihre tägliche Arbeit und die strategischen Ansätze, mit denen sie den aktuellen Herausforderungen im Office Management begegnet.

Eine vielbeschäftigte Facility Managerin

Birgit arbeitet seit 6 Jahren bei DIGNITY und hat in dieser Zeit die Entwicklung der Organisation miterlebt. Sie und ihr Team sorgen für einen reibungslosen Ablauf, koordinieren Handwerker und Subunternehmer und heißen Patienten und Gäste willkommen.

DIGNITY ist ein lebendiges Haus mit rund 110 Mitarbeitern. Das Büro beherbergt Forscher, internationale Mitarbeiter und Mitarbeiter, die Klienten in dänischen Gefängnissen besuchen. Die Vielseitigkeit der Organisation bedeutet, dass an manchen Tagen viel los ist, während es an anderen Tagen ruhiger zugeht.

Hybridarbeit und Bürobetrieb

Aufgrund der COVID-19-Pandemie ist DIGNITY zu der Erkenntnis gelangt, dass die Organisation nicht mehr so viele Büroräume wie früher benötigt. Sie haben daher einen Teil ihres Gebäudes vermietet und arbeiten nun mit einem Modell, bei dem die Mitarbeiter mindestens dienstags und donnerstags in der Straße Bryggervangen anwesend sein müssen und bei dem sie - je nach Abteilung - mit ihrem Personalleiter vereinbaren können, dass sie an maximal drei Tagen pro Woche von zu Hause aus arbeiten können. Dies stellt eine Herausforderung für den Bürobetrieb dar und bedeutet, dass Birgit und ihre beiden Kolleginnen aus dem Facility Management sich genau überlegen müssen, wie sie ihre Räumlichkeiten nutzen. Die Zuständigkeiten sind innerhalb des Teams klar verteilt, und Birgit ist unter anderem für das physische Umfeld des Büros verantwortlich.

Nachhaltigkeit im Fokus

"Wir müssen uns überlegen, warum wir so viel Papier und Pappe bedrucken und ob das notwendig ist."

Ein wichtiger Teil der Arbeit von DIGNITY ist es, klimabewusst zu handeln, auch wenn es um den Bürobetrieb geht. Birgit erzählte, wie sie jetzt alle Abfälle wiegen, um ihre Abfälle zu verstehen und zu reduzieren. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit ihrem Reinigungsdienstleister, der die Küchenabfälle täglich wiegt, bevor sie weggeworfen werden.

Sie haben auch einen Versuch mit nur einem Mülleimer pro Büro gestartet, um den Papierverbrauch zu reduzieren. Aber auch das hat seine Tücken, denn die Kollegen haben unterschiedliche Bedürfnisse und Vorlieben.

Bei der Auswahl der Lieferanten bemüht sich DIGNITY um solche, die umweltbewusst sind und den eigenen ethischen Standards entsprechen. Sie legen Wert darauf, dass ihre Lieferanten ein Umweltzeichen wie das Nordic Swan Ecolabel für die Reinigung besitzen. Birgit betonte auch, wie wichtig es ist, dass die Lieferanten die Werte von DIGNITY verstehen und unterstützen.

Kostenbewusste Lieferanten und bewusste Opt-outs

Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, Lieferanten zu finden, die kostenbewusst sind und bereit sind, zugunsten eines Beitrags zu einer guten Sache auf Einnahmen zu verzichten. Das Budget von DIGNITY ist natürlich äußerst begrenzt, da die Mittel für die Klienten verwendet werden und der guten Sache dienen müssen. Das begrenzte Budget hat auch dazu geführt, dass der Mittagstisch gestrichen wurde. Es wurden verschiedene Lösungen für den Mittagstisch ausprobiert, aber aus finanziellen Gründen war das nicht möglich, was Birgit sehr gut nachvollziehen kann.

"Es gibt viele meiner Kollegen, die gerne ein Mittagsangebot hätten, aber die Wirtschaft lässt es im Moment nicht zu, da es viel Geld kostet... Preis und Qualität gehen Hand in Hand... Die günstigeren Alternativen waren zu einfach."

Digitale Plattform und Barrierefreiheit

DIGNITY nutzt Officeguru, um den Alltag zu verwalten und mit den Lieferanten des Büros zusammenzuarbeiten. Birgit und ihre Kollegen können die Korrespondenz verfolgen und bei Bedarf eingreifen.

Darüber hinaus schätzt Birgit besonders die Erreichbarkeit der Lieferanten und des Kundendienstes von Officeguru, die durch den Chat auf der Officeguru-Plattform erleichtert wird.

"Es ist alles sehr zugänglich - die Plattform macht es einfach, mit den Leuten in Kontakt zu treten, und die Antwortzeit ist schnell."

Neben der Kommunikation mit den Lieferanten nutzt DIGNITY auch den Officeguru-Marktplatz, um verschiedene Angebote zu recherchieren und so das richtige Gleichgewicht zwischen Qualität und Kosten zu finden.

Fazit

Die Herangehensweise von DIGNITY an das Büromanagement ist eine faszinierende Mischung aus Kostenbewusstsein und Nachhaltigkeit. Da sich die Organisation auf eine Welt mit immer mehr Mischformen der Arbeit einstellt, muss sie innovativ sein und Lösungen finden, die ihren einzigartigen Bedürfnissen entsprechen. Birgit und ihr Team arbeiten hart, um sicherzustellen, dass ihre Büroräume reibungslos funktionieren und mit ihren Werten im Einklang stehen. Das ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die aber für den Erfolg der Organisation entscheidend ist.